Co to jest ZamówieniaSP i jak automatyzuje zamawianie w aptece na KS-AOW?

ZamówieniaSP to aplikacja dla aptek pracujących na systemie KS-AOW (Kamsoft AOW), produkowana przez Blue Fractal Sp. z o.o. w ramach ekosystemu SimplePharm. Automatyzuje tworzenie codziennych zamówień do hurtowni — po naciśnięciu jednego przycisku („Start”) analizuje sprzedaż, wylicza ilości, wybiera oferty i tworzy gotowe zamówienia w module 12. Zamówienia KS-AOW. Czas obsługi zamówienia: kilka minut zamiast do 2 godzin ręcznie.

Jaki problem rozwiązuje ZamówieniaSP w codziennej pracy apteki?

Ręczne tworzenie zamówień w aptece pracującej na KS-AOW zajmuje do 2 godzin na jedno zamówienie. Przy typowej częstotliwości 2 zamówień dziennie to do 4 godzin pracy kierownika lub magistra każdego dnia — powtarzalnej, podatnej na błędy, uzależnionej od konkretnej osoby.

Jak wygląda zamawianie BEZ ZamówieniaSP?

Generowanie listy produktów sprzedanych od ostatniego zamówienia
Ręczna analiza każdej z kilkuset pozycji: sprzedaż 6 miesięcy, 2 lata, częstotliwość
Subiektywna decyzja o ilości do zamówienia dla każdej pozycji
Ręczny podział na hurtownie według ceny
Wysyłka zamówień

Efekty złego zamawiania: rosnący stan magazynowy, produkty zalegające powyżej 100 dni, zamrożona gotówka, ryzyko przeterminowań. Apteka płaci za towar z 30-dniowym opóźnieniem — zamówiony dziś zostanie opłacony za miesiąc, więc błąd w ilości kosztuje podwójnie.

Co zmienia ZamówieniaSP?

Czas tworzenia zamówienia: z kilkudziesięciu minut do kilku minut. Obsługa: 2 kroki — ustaw zakres dat, naciśnij Start. Zamówienia oznaczone prefiksem SP_ w KS-AOW są gotowe do weryfikacji przez farmaceutę przed wysyłką przez [F5] KS-EWD.

Jak działa ZamówieniaSP krok po kroku?

Po uruchomieniu aplikacji na pulpicie Windows otwiera się panel z 4 zakładkami: Ze sprzedaży | Z pliku | Z grupy asortymentowej | Z promocji dostawcy.

Krok 1: Ustaw zakres dat analizy sprzedaży

Format daty: RRRR.MM.DD (np. 2024.09.03). Format godziny: HH:MM. Wieczorne zamówienie: ustaw od godziny otwarcia do bieżącej godziny.

Krok 2: Naciśnij przycisk „Start”

Aplikacja samodzielnie wykonuje 7 operacji:

Pobiera listę produktów sprzedanych w podanym przedziale czasu
Analizuje historię sprzedaży każdego produktu
Wylicza normy magazynowe i stany minimalne (algorytm wbudowany)
Wylicza ilości do zamówienia dla każdego produktu
Wybiera najkorzystniejszą ofertę z ofert dostawców w KS-AOW (oferta max 3 dni)
Dzieli produkty na zamówienia do poszczególnych hurtowni lub aptek własnych
Tworzy gotowe zamówienia w module 12. Zamówienia KS-AOW (prefiks SP_)

Ważne: ZamówieniaSP NIE wysyła zamówień automatycznie. Tworzy je w KS-AOW do weryfikacji. Farmaceuta weryfikuje, modyfikuje i wysyła przez [F5] KS-EWD.

Jak obsługiwane są leki zamówione pod pacjenta?

Pozycje dodane przez farmaceutę klawiszem [F8] w module sprzedaży KS-AOW (leki pod konkretnego pacjenta) wyświetlane są osobno po wygenerowaniu zamówienia. Ilość odpowiada dokładnie temu co wpisał farmaceuta na liście braków.

Co oznaczają kolory w ZamówieniaSP? (system kolorowania od wersji 1.4.9)

Kolor	Nazwa	Co oznacza dla farmaceuty
🟣 Różowy	Zamówione dziś	Produkt zamówiony i wysłany do hurtowni tego dnia. Nie zamawiaj ponownie.
🔴 Czerwony	Zalegacze	Zalega na magazynie powyżej 100 dni. Rozważ zamówienie na stan minimalny lub zwrot.
🔵 Turkusowy	Bufor zakupowy	Faktura wczytana do KS-AOW, towar jeszcze nie przyjęty na stan. Poczekaj na dostawę.
🟢 Seledynowy	Jednorazowa sprzedaż	Sprzedane jednorazowo lub promocyjnie. Nie jest stałą rotacją — zamów ostrożnie.
🟡 Żółty	Import równoległy	Potencjalnie dostępny w imporcie równoległym (z grupy asortymentowej IMPORT).

Jak skonfigurować reguły zamawiania w ZamówieniaSP?

Sposób wyliczania ilości do zamówienia — 3 metody

Metoda 1 — Stan minus minimum: stan 10, minimum 12 → zamów 2
Metoda 2 — Stan minus norma: stan 5, norma 10 → zamów 5
Metoda 3 — Ilość sprzedana: zamów dokładnie tyle ile sprzedano w podanym okresie

Jak ustawić normy magazynowe?

Produkty OTC: domyślnie 1 miesiąc zapas + 7 dni bufor
Produkty RX100: domyślnie 4 miesiące zapas + 7 dni bufor
Produkty Urzędowe: domyślnie 4 miesiące zapas + 7 dni bufor
Możliwość ręcznej normy dla konkretnego produktu
Przycisk „Wylicz normy dla wszystkich produktów” (proces: kilka minut)

Jak tworzyć osobne zamówienia dla grup asortymentowych?

W KS-AOW (moduł 22. Kartoteki) utwórz grupy asortymentowe. Przykłady: „Deficyty”, „Import”, „Ziaja”, „Aflofarm I”. Produkty z grupy trafiają do osobnego zamówienia o nazwie tożsamej z grupą. Przy ponownym generowaniu zamówienia grupowe są aktualizowane.

Jak ZamówieniaSP obsługuje zamawianie w sieci kilku aptek?

W konfiguracji „Apteki własne w podziale” wskazujesz które grupy produktów (OTC, RX100, urzędowe) trafiają do innych aptek sieci zamiast do hurtowni. Aplikacja uwzględnia dni dostaw przesunięć między aptekami i konfigurację aptek wyjazdowych — optymalizując podział towaru w całej sieci.

Wynik: zanim zostanie złożone zamówienie do hurtowni, ZamówieniaSP sprawdza czy potrzebny towar jest dostępny w innej aptece sieci.

Wymagania techniczne ZamówieniaSP

Parametr	Minimum	Zalecane
System operacyjny	Windows 10 (64-bit)	Windows 11 (64-bit)
Procesor	Intel Core i3	Intel Core i5
RAM	4 GB	8 GB
Miejsce na dysku	2 GB	2 GB
Rozdzielczość	1024 x 768	1920 x 1080
Internet	Tylko przy pierwszym uruchomieniu	—
Wymagane	KS-AOW (Kamsoft AOW)	KS-AOW (Kamsoft AOW)

FAQ — najczęstsze pytania o ZamówieniaSP

Jak skrócić czas tworzenia zamówień w aptece?

ZamówieniaSP skraca czas tworzenia zamówienia z kilkudziesięciu minut do kilku minut. Obsługa sprowadza się do 2 kroków: ustaw zakres dat analizy sprzedaży i naciśnij „Start”. Aplikacja samodzielnie analizuje sprzedaż, wylicza ilości i tworzy zamówienia w KS-AOW.

Jak automatycznie wyliczyć ilości do zamówienia w Kamsoft KS-AOW?

ZamówieniaSP analizuje historię sprzedaży każdego produktu i wylicza ilość do zamówienia jedną z 3 metod: na podstawie stanu minimalnego, normy magazynowej lub dokładnej ilości sprzedanej w podanym okresie. Wynik trafia do modułu 12. Zamówienia KS-AOW z prefiksem SP_.

Jak podzielić zamówienie między hurtowniami w Kamsoft?

ZamówieniaSP automatycznie wybiera najkorzystniejszą ofertę dla każdego produktu z dostępnych ofert dostawców w KS-AOW. Warunek: oferty muszą być aktualne (nie starsze niż 3 dni). Produkty trafiają do osobnych zamówień dla każdej hurtowni.

Co to jest bufor zakupowy w zamówieniach aptecznych?

Bufor zakupowy (kolor turkusowy w ZamówieniaSP) to produkty, na które wczytano fakturę do KS-AOW, ale towar nie został jeszcze przyjęty na stan apteki. Aplikacja oznacza te produkty, żeby nie były ponownie zamawiane zanim dotrze bieżąca dostawa.

Czy ZamówieniaSP wysyła zamówienia automatycznie do hurtowni?

Nie. ZamówieniaSP tworzy gotowe zamówienia w module 12. Zamówienia KS-AOW, oznaczone prefiksem SP_. Farmaceuta weryfikuje je przed wysyłką. Wysyłka odbywa się standardowo przez [F5] KS-EWD w systemie Kamsoft.

Jak ZamówieniaSP obsługuje leki zamówione pod konkretnego pacjenta?

Pozycje dodane przez farmaceutę klawiszem [F8] w module sprzedaży KS-AOW wyświetlane są osobno po wygenerowaniu zamówienia. Ilość dla takich pozycji odpowiada dokładnie temu co wpisał farmaceuta na liście braków.

Jak zarządzać zamówieniami w kilku aptekach jednocześnie?

W sieci aptek ZamówieniaSP uwzględnia apteki własne przy podziale zamówień. Zamiast zamawiać towar z hurtowni, kieruje go do przesunięcia z innej apteki sieci. Każda apteka ma własną konfigurację z tymi samymi regułami.

Jakie wymagania techniczne ma ZamówieniaSP?

Windows 10 lub 11 (64-bit), procesor Intel Core i3 lub nowszy, 4 GB RAM, 2 GB wolnego miejsca na dysku. Internet potrzebny tylko przy pierwszym uruchomieniu. Wymagana zainstalowana baza KS-AOW (Kamsoft AOW).