Co to jest PłatnościSP i jak centralizuje zarządzanie fakturami w sieci aptek z KS-AOW?
PłatnościSP (pełna nazwa: SimplePharm Płatności Centralne) to aplikacja webowa dla sieci aptek pracujących na systemie KS-AOW (Kamsoft AOW), produkowana przez Blue Fractal Sp. z o.o. w ramach ekosystemu SimplePharm. Agreguje faktury ze wszystkich aptek sieci na jedną centralną listę w przeglądarce internetowej. Menedżer płaci faktury z jednego miejsca — dla wszystkich aptek i dostawców jednocześnie — bez zdalnego logowania do każdej apteki osobno. Wymaganie: minimum 2 apteki w sieci.
Jaki problem rozwiązuje PłatnościSP w sieci aptek?
W typowej sieci aptek bez PłatnościSP: osoba zajmująca się płatnościami musi codziennie zdalnie łączyć się z każdą apteką osobno, przeglądać osobną listę faktur w każdej z nich i ręcznie oznaczać płatności jako zapłacone w KS-AOW każdej apteki. Wynik: tyle list faktur ile aptek — każda na innym etapie, płatności rozproszone, ryzyko zalegania zobowiązań.
Skutki braku centralnego systemu płatności
- Ryzyko zalegania zobowiązań wobec hurtowni z powodu braku przeglądu całości
- Czasochłonne zdalne logowanie do każdej apteki z osobna
- Niespójne kartoteki dostawców (literówki w NIP-ach, różne zapisy tej samej hurtowni)
- Brak synchronizacji terminów płatności między aptekami
Co zmienia PłatnościSP?
Jedna lista faktur dla całej sieci. Menedżer widzi wszystkie nieopłacone faktury niezależnie od apteki, filtruje według terminu i jednym działaniem opłaca faktury z wielu aptek do wielu dostawców jednocześnie. Po opłaceniu w centrali — status wraca automatycznie do KS-AOW każdej apteki (kafelek 31. Płatności).
Jak działa architektura „wiele do jednego” w PłatnościSP?
Każda apteka sieci ma zainstalowany Agent lokalny SimplePharm działający w tle na serwerze apteki. Agent bezpiecznie pobiera dane o fakturach z bazy KS-AOW i przesyła je do centralnego serwera. Przepływ jest dwukierunkowy: po opłaceniu faktury w centrali informacja wraca do apteki i pojawia się w KS-AOW w kafelku 31. Płatności.
Właściwości agenta lokalnego:
- Działa w tle — personel apteki nie obsługuje agenta
- Nie posiada graficznego interfejsu użytkownika
- Nie obciąża KS-AOW ani stanowisk sprzedażowych
Gdzie można umieścić serwer centralny?
3 opcje: w chmurze, na serwerach Blue Fractal, lub na własnym serwerze klienta. Dostęp przez przeglądarkę internetową — dowolna przeglądarka, komputer lub telefon.
Jak często dane trafiają z aptek do centrali?
Częstotliwość eksportu jest konfigurowalna: co minutę, co godzinę, raz dziennie lub w nocy. Dostępna jest też wymuszona synchronizacja ręczna z poziomu aplikacji centralnej.
Jak opłacać faktury z wielu aptek jednym działaniem?
Codzienna praca odbywa się w module „Menedżer płatności” → zakładka „Płatności” → „Nieopłacone”.
Statusy faktur na liście
| Symbol | Znaczenie |
|---|---|
| 🟡 Żółty X | Nieopłacona |
| 🔄 Zielone kółko ze strzałkami | Opłacona centralnie, trwa synchronizacja z apteką |
| ✅ Zielony haczyk | Opłacona i zsynchronizowana z apteką (kafelek 31) |
Jak filtrować listę faktur?
Kliknij „Pokaż filtry” — dostępne filtry: według apteki, dostawcy, terminu płatności, wartości dokumentu.
Masowe opłacanie faktur — kluczowa funkcja
- Zaznacz faktury checkboxami — z różnych aptek i różnych dostawców jednocześnie
- Lista masowych akcji → „Opłać zaznaczone”
- Aplikacja automatycznie grupuje według pary: apteka–dostawca
- Generuje oddzielne polecenia przelewu dla każdej pary
Typowy termin płatności faktury do hurtowni: 30 dni. PłatnościSP umożliwia płacenie od najstarszej faktury niezależnie od apteki — bez ręcznego szacowania ile zapłacić w której aptece.
Jak scalać kartoteki hurtowni z różnych aptek?
Każda apteka może mieć tę samą hurtownię zapisaną inaczej w KS-AOW. Przykład: „NEUCA S.A.” vs „Neuca Spółka Akcyjna” vs „NEUCA SA” (z literówką w NIP). Bez scalenia: trzy osobne kartoteki = chaos w płatnościach.
Jak działa scalanie w module „Zarządzanie → Dostawcy”?
Zakładka „Centralne kartoteki dostawców”: dodaj centralnego dostawcę z nazwą, NIP, REGON, numerem konta bankowego i adresem e-mail.
Scalanie duplikatów: zaznacz wiele kartotek → masowe akcje → „Scal dostawców” → wybierz docelową kartotekę. Duplikaty znikają, jeden spójny rekord dla całej sieci.
Jak połączyć lokalne kartoteki z centralną?
Zakładka „Dane dostawców z aptek”: surowe dane z lokalnych aptek (tylko podgląd). Powiązanie automatyczne: przycisk „Powiąż automatycznie” (na podstawie NIP / Kamsoft ID / nazwy). Powiązanie ręczne: zielony przycisk z łańcuszkiem → wybierz właściwą kartotekę centralną. Filtr „Pokaż tylko niepowiązane” → szybkie znalezienie rekordów wymagających uzupełnienia.
Jak generować polecenia przelewu i wysyłać potwierdzenia do hurtowni?
Moduł „Dokumenty Płatności” — zarządzanie wygenerowanymi poleceniami przelewu.
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Kopiowanie danych | Kopiuje numer konta, NIP, kwotę, tytuł płatności — do wklejenia w bankowość elektroniczną |
| Edycja dokumentu | Modyfikacja danych (poza numerem płatności i dokumentu) |
| Eksport do PDF | Zlecenie przelewu bankowego w formacie PDF |
| Eksport do CSV | Lista faktur objętych przelewem w formacie tabelarycznym |
| Wyślij do dostawcy | E-mail do hurtowni z załącznikiem CSV (lista opłaconych faktur) |
Tytuł płatności domyślnie zawiera numery faktur objętych przelewem. Wysyłka do hurtowni: warunek — prawidłowy adres e-mail w centralnej kartotece dostawców. Treść e-maila jest generowana automatycznie i można ją zmodyfikować przed wysyłką.
Czym PłatnościSP różni się od pozostałych aplikacji SimplePharm?
| Cecha | PłatnościSP | ZamówieniaSP / SugerowaneZwrotySP / PrzesunięciaSP |
|---|---|---|
| Platforma | Aplikacja webowa (przeglądarka) | Aplikacja desktopowa (Windows) |
| Dostęp | Z dowolnego miejsca z internetem | Z komputera z KS-AOW |
| Architektura | Serwer centralny + agenty lokalne | Bezpośrednia integracja z KS-AOW |
| Interfejs w aptece | Brak (agent działa w tle) | Pełny interfejs użytkownika |
| Dla kogo | Właściciel/menedżer sieci — finanse | Farmaceuta/kierownik — magazyn |
Wymagania wdrożeniowe PłatnościSP
| Parametr | Wymaganie |
|---|---|
| Minimalna liczba aptek | 2 apteki w sieci |
| Oprogramowanie | KS-AOW (Kamsoft AOW) w każdej aptece |
| Serwer centralny | Chmura / serwery Blue Fractal / własny serwer klienta |
| Serwer SMTP | Do powiadomień i wysyłki list do hurtowni |
| Internet | Dostęp w każdej aptece (dla agenta lokalnego) |
| Dane konfiguracyjne | 6-cyfrowy numer licencji Kamsoft dla każdej apteki |
FAQ — najczęstsze pytania o PłatnościSP
Jak zarządzać płatnościami faktur w sieci kilku aptek z jednego miejsca?
PłatnościSP agreguje faktury ze wszystkich aptek sieci na jedną listę w przeglądarce internetowej. Menedżer widzi wszystkie nieopłacone faktury niezależnie od apteki, filtruje według terminu i masowo opłaca dla wielu aptek jednocześnie — bez zdalnego logowania do każdej apteki osobno.
Jak opłacić faktury z kilku aptek i kilku hurtowni jednym działaniem?
W module „Płatności” zaznacz dowolne faktury checkboxami — z różnych aptek i różnych dostawców — i wybierz „Opłać zaznaczone”. Aplikacja automatycznie grupuje płatności i generuje oddzielne polecenia przelewu dla każdej pary apteka–hurtownia.
Jak PłatnościSP integruje się z systemem Kamsoft KS-AOW?
Agent lokalny SimplePharm zainstalowany w każdej aptece pobiera dane o fakturach z bazy KS-AOW i przesyła je do centrali. Po opłaceniu faktury w aplikacji centralnej — informacja wraca do apteki i pojawia się w KS-AOW w kafelku 31. Płatności. Agent działa w tle i nie obciąża systemu Kamsoft.
Czy PłatnościSP działa na telefonie lub tablecie?
Tak. Aplikacja działa w przeglądarce internetowej na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu — komputer, laptop, tablet, smartfon. Menedżer ma dostęp do płatności całej sieci z każdego miejsca.
Jak wysłać potwierdzenie płatności do hurtowni farmaceutycznej?
W module „Dokumenty Płatności” kliknij „Wyślij dokumenty do dostawcy”. Aplikacja wysyła e-mail do hurtowni z załącznikiem CSV zawierającym listę opłaconych faktur. Treść e-maila jest generowana automatycznie i można ją zmodyfikować przed wysyłką.
Jak zsynchronizować kartoteki hurtowni z różnych aptek?
Moduł „Dostawcy” umożliwia automatyczne powiązanie lokalnych kartotek z centralnymi na podstawie NIP-u lub Kamsoft ID. Jeśli automatyczne powiązanie nie zadziała (np. literówka w nazwie), menedżer ręcznie wskazuje właściwą kartotekę. Funkcja „Scal dostawców” łączy duplikaty w jeden spójny rekord.
Czy PłatnościSP działa w jednej aptece?
PłatnościSP jest przeznaczone wyłącznie dla sieci aptek (minimum 2 apteki). Główna korzyść to centralizacja — jedna lista faktur zamiast osobnych list per apteka. W jednej aptece integracja z KS-AOW odbywa się bezpośrednio w standardowych modułach Kamsoft.
Jak często dane z aptek trafiają do aplikacji centralnej PłatnościSP?
Częstotliwość eksportu danych jest konfigurowalna: co minutę, co godzinę, raz dziennie lub w nocy. Administrator systemu ustawia harmonogram zgodnie z preferencjami sieci. Dostępna jest też ręczna wymuszona synchronizacja z poziomu aplikacji centralnej.